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2014.02.21 UP

メールの返信でわかる、仕事ができない人間の4つの「ない」


鼻

仕事のできる男は、メールの返信が早い。これは私が勝手に決めつけているのではなく、紛れもない事実なんです。

もっと言えば、時間を気にして「分刻み」で仕事をしている人ほど、メールの返信は早いです。また、この人にメールしても読んでもらえないかも……と思える人ほど、メールの返信が早いように思います。「この人いつ寝てるんだ?」って時間に返信が来ることもある。

 

一方、「もう忙しくて、メールチェックする暇がないよ」とか、「日に膨大なメールが来るから、すぐに返事ができないんだ」などと、さも自分は仕事できます風に自慢げに言う人は、まず仕事ができません。これは、みなさんの会社のダメ上司を見ていれば、ご納得いただけるかもしれません。

 

メールの返信が遅い=仕事ができないと理由は、なんだと思いますか?

 

1:整理整頓ができない

上司ともなれば、日に膨大な数のメールがきます。重要なメールもあれば、迷惑メールもそれ以上に多いでしょう。しかし、仕事のできる人は、メールの振分けが完璧なんです。

 

ダメなタイプは、迷惑メールはブロックしているかもしれないけれど、重要度にあわせてフォルダの振分けまではできていない。「あとでやろう」といってなかなかやらないタイプでもあります。また、人気のメルマガなどいくつも登録して、日に何通も同じようなメルマガが届くが、未読に終わっているタイプ。

メールがそうなら、仕事の書類も似たようなものです。

 

2:時間をうまく使えない

メールの返信の早い人は、四六時中メールチェックをしているわけではない。一日のなかで決まった時間帯だけ、たとえば朝起きたらすぐ30分とか、昼食前20分とか、メールチェックにあてています。そして、その時間内で、返事の必要なものにのみすばやく返信します。

 

しかし、仕事ができない人は、決まった時に決まったことをする習慣がなっていません。5分や10分の短時間では、物事を終わらせられません。

そんな短い時間じゃきちんとできない」などと言い訳しつつ、結局やらずに溜まっていくんですよね。

 

3:重要度を見極める直感力がない

メールのタイトルを見ただけで、どんな人からどんな内容で届いたか、開ける前からわかったりする。仕事のできる人の最大の強みは、見ただけでピンとくるその直感力です。だから、短い時間の中で重要なメールから開けていくことができるのです。

 

メールをためこむタイプは、上から順番に開けて読むものだから、2、3通読んだだけでいっぱいいっぱいになってしまいます。

仕事も同じ、段取りを踏まないとできない。ピンとくるものがないから、重要な情報を逃したりする。

 

4:文章力がない

できる人は、メールを読みながら返事の内容を考えて、読み終わると同時に返信の文章を打ちます。できない人は、「これにはどう答えようか」や「もっといい表現があるかも」と悩み、上手く文章が作れず、すぐに返信できず、結局そのまま返信しなかったりもしてしまいます。

 

メールの返信が遅いということは、仕事のできなさを相手にわざわざ教えているのと同じです。朝礼で偉そうに「重要な案件は件名に【重要】って入れてね」いう上司はまずダメと思って間違いない。そんな上司しかいない会社なら転職をおすすめする。

 

Photo by Pinterest

ASAMI

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